Dans cet article, nous allons vous dévoiler les secrets de l’équipe concernant la rédaction des communiqués de presse.
Le communiqué de presse, un outil indispensable pour faire connaître votre entreprise :
Le communiqué de presse est l’une des bases fondamentales pour faire des relations presse, il est aussi primordial pour s’adresser aux journalistes. Cet outil qui sert à fournir aux médias une nouvelle d’intérêt public concernant l’organisation de votre entreprise ainsi que vos réussites. Il sera utilisé lorsqu’un client décide de communiquer sur une actualité concernant son entreprise (levée de fonds, événements, résultats…). Il est possible de faire appel à un attachée de presse pour rédiger un communiqué de presse lorsque l’entreprise souhaite évoquer un thème précis (lancement de produit, organisation d’évènement, le rachat d’un concurrent, ouverture d’un nouveau magasin…) ou s’exprimer sur un marronnier (Saint Valentin, Noël…) En amont, un ciblage des journalistes concernés par ce communiqué est réalisé et généré au sein d’une liste de diffusion presse. Néanmoins, il faut faire attention à ne pas envoyer des communiqués à chaque micro-occasion car les lecteurs pourraient être lassés du contenu et n’ouvriront plus vos mails.
Rédiger un communiqué de presse est plus complexe qu’il n’y paraît, il y a des règles à respecter avant de se lancer dans sa rédaction.
Voici tous les conseils d’Impulse Communication concernant le contenu du communiqué de presse :
Les dix règles pour la rédaction d’un bon communiqué de presse :
1- La collecte d’informations
Avant de rédiger un communiqué, il est important de s’informer au sujet de celui-ci et de piocher un maximum de données sur la marque, le client, l’entreprise…
2- La règle des 5W
Cette règle est capitale lors de l’écriture de cet outil de communication, elle reprend le : Who, When, What, Why, Where. Ces 5W sont souvent évoqués dans l’introduction.
Utiliser la pyramide inversée, constituant à débuter la nouvelle par l’information la plus importante puis entrer dans les détails du sujet sur lequel vous vous adressez.
3- La mise en page
Dans l’idéal, le communiqué doit répondre à une structure bien définie/ précise:
- Mention “communiqué de presse” : il faut ajouter cette mention en haut du document
- Le logo : Il permet au journaliste de savoir qui rédige cet outil
- La date et le lieu : permet de se placer dans le temps mais aussi dans l’espace
- Le titre : il doit tout de suite interpellé le journaliste et lui donner envie de poursuivre la lecture
- Le chapô : il correspond à un paragraphe bref qui résume en quelques lignes les informations essentielles que nous voulons transmettre
- Les paragraphes : ils apportent des informations spécifiques au sujet (présentation du produit…)
- Le « à propos » : reprend les informations de l’entreprise
- Le contact presse : nom, prénom, coordonnées de l’émetteur pour que le journaliste atteigne facilement toutes les informations nécessaires pour vous contacter.
- Les illustrations : elles sont importantes pour ce contenu, attirent le lecteur et font appel à l’imagination des futurs clients.
4- La présentation
Si le fond du communiqué est important, la forme l’est tout autant. Elle doit attirer le lecteur mais aussi le convaincre de le lire et permet d’accroître la visibilité du produit. La mise en page doit être respectée, nous devons retrouver des parties et des sous parties. Les paragraphes doivent également être espacés les uns des autres afin de faciliter la lecture.
5- Le style
Il doit être cohérent avec le factuel de cet outil c’est-à-dire, simple, direct, neutre et avec des phrases courtes pour ne pas perdre le lecteur.
6- Les éléments parlants
Il est important d’insérer des verbatims de l’ambassadeur de l’entreprise car c’est une source fiable pour le lecteur. Cette citation va donner du corps au communiqué.
7- La syntaxe
Le communiqué doit respecter les règles de syntaxe ainsi qu’une bonne orthographe et une ponctuation correcte, ce qui va permettre de construire du sens à nos propos.
8- Le centre de ressource en ligne
L’espace presse correspond à une salle de presse virtuelle (un onglet sur votre site internet), destinée à aider les journalistes à trouver toutes les informations concernant la société. Cet espace permet de leur faciliter l’accès aux :
Dossier de presse, communiqués de presse, visuels (en haute définition) mais il est aussi très utile pour motiver leur envie de faire un article en leur donnant à voir des parutions déjà obtenues.
En revanche, si vous ne possédez pas un tel onglet, nous vous conseillons d’envoyer le communiqué par mail aux journalistes et de privilégier le format PDF inséré en pièce jointe. L’objet du mail devra être le titre du communiqué ou un résumé accrocheur pour donner envie aux journalistes de le lire.
9- Le ciblage
Chaque journaliste a des secteurs de préférences, ou qui lui sont propres. Il est important de faire un ciblage presse afin de privilégier les personnes les plus amène sur le sujet.
10- Les relances téléphoniques
Il est important de faire des relances après l’envoi du communiqué, elles se font auprès des journalistes. Elles sont très pertinentes pour déclencher une opportunité notamment parce qu’elles permettent d’établir un lien direct avec le journaliste.
Maintenant que nous vous avons dévoilé les secrets de notre équipe concernant la rédaction d’un communiqué de presse, il est important de savoir quand poster cet outil.
Il n’y a pas forcément de bonne réponse concernant le jour de publication d’un communiqué de presse. Le moment que vous allez choisir pour publier dépendra de votre cible, il est donc important de bien connaître les médias que vous souhaitez cibler avant de déterminer le jour mais aussi l’heure de diffusion.
L’étude de Cision:
D’après ce logiciel de relations presse, 58% des journalistes apprécient davantage de recevoir les communiqués de presse le lundi. Néanmoins, chaque média à ses propres normes et son propre planning de bouclage. La publication n’est donc pas obligatoire le lundi.
Quels jours de la semaine pour privilégier les envois de communiqués de presse ?
Pour envoyer un communiqué de presse, il est préférable de l’envoyer du lundi au jeudi.
S’il s’agit d’une presse spécialisée, il est préférable de l’envoyer du lundi au jeudi. Évitez le week-end car les effectifs sont réduits voire fermés. Il y aura donc moins de chance que votre communiqué soit vu ou lu par un journaliste.
Lorsque vous souhaitez vous adresser à la presse quotidienne, aux radios, aux agences de presse et à la télévision, il est préférable d’envoyer le communiqué avant la conférence de rédaction qui se tient dans la journée. Choisissez donc le début de matinée pour envoyer votre communiqué.
Si votre cible est composée de news hebdomadaires ou de journaux mensuels, il est primordial de connaître les jours de bouclage car si ce délai est dépassé vous ne pouvez plus ajouter des informations, ou les modifier.
Le ciblage des communiqués de presse :
Ce sont l’expertise des attachés de presse qui va faire la différence. Ils sont quotidiennement en contact avec les journalistes et les influenceurs. Les chargés de relations presse connaissent le rythme de publication des journalistes, et s’adaptent aussi à leurs cibles.
L’enjeu est de faire circuler la bonne information au bon moment, mais aussi au bon journaliste.
Le communiqué de presse ne doit être envoyé ni trop tôt, ni trop tard dans la journée mais aussi de manière ordonnée et à la bonne cible. Les spécialistes en relations presse savent précisément cela.
Il est donc primordial de définir une cible marketing, car elle vous permet de savoir à qui vous vous adressez et de définir les besoins de vos clients.
L’actualité, facteur important :
La communication en ligne (web, réseaux sociaux, internet et médias on-line) ont modifié notre rythme de vie, en revanche la méthode à propos de l’actualité reste identique.
Si vous souhaitez intervenir sur une actualité quotidienne (newsjacking) il est important de le faire dans les prochaines heures. Nous le savons tous, l’actualité change de jour en jour et les sujets ne sont jamais identiques, la réactivité est alors importante. Par la suite, il faut donc communiquer le plus rapidement possible sur celle-ci.
En conclusion:
Vous avez toutes les étapes en main pour la rédaction d’un communiqué de presse mais aussi ses jours de diffusion qui sont tout aussi importants que la mise en page de celui-ci. Nous vous recommandons de suivre ces conseils pour que votre communiqué soit lu par les journalistes.
Et si vous désirez être accompagné par des attachés de presse chevronnés, contactez-nous !