Vous êtes une entreprise et vous souhaitez faire connaitre votre marque auprès des journalistes afin qu’ils en parlent sur leur média ? L’agence d’Impulse communication vous conseille de réaliser un dossier de presse.
Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Le dossier de presse est un outil de communication fondamental, il est la bible de votre entreprise, l’outil sur lequel le journaliste va s’appuyer lorsqu’il aura besoin de connaître tous les tenants et aboutissants de votre structure. La créativité est la bienvenue (visuels, photos, vidéos…) afin d’augmenter la visibilité de votre entreprise.
Il se conçoit sous différents formats :
- Papier pour l’envoyer ou le distribuer
- Numérique pour le diffuser par clé UB, mail…
Faire un dossier de presse ? Pourquoi ?
Le dossier de presse a pour but de présenter votre entreprise et dans un second temps de vous permettre d’obtenir des retombées médiatiques auprès de différentes cibles que votre entreprise souhaite atteindre. Cet outil est précieux pour les journalistes, il peut leur permettre de préparer des interviews. Grâce au dossier de presse, les partenaires et les investisseurs auront une idée précise de votre marque et de ce que vous proposez comme services.
Le dossier de presse peut être utilisé dans différents contextes :
- Promouvoir des évènements : afin de toucher des médias locaux
- Présenter une entreprise : évoquer votre entreprise permet de mettre en lumière vos services.
- Nouveauté de produits : promouvoir des nouveaux produits permet de mettre les éléments en valeurs, valeur ajoutée, prix… afin de renseigner les consommateurs.
Le dossier de presse, différent des autres outils de communication :
- Le dossier de presse : est plus complet que le communiqué de presse, il rassemble des textes et des éléments visuels, photos, vidéos… permettant de présenter votre entreprise et viser les cibles secondaires qui sont les journalistes.
- Le communiqué de presse : vient en complément du dossier de presse, il est plus court et résume en une ou deux pages une actualité telle qu’un évènement une levée de fonds, ou le lancement d’un nouveau produit. Le communiqué de presse est l’outil le plus fréquemment utilisé dans les relations presse, il a une durée de vie courte et comporte la règle des 5W (when, where, what, why, who)
- Le kit presse : ensemble d’informations et de fichiers à disposition des journalistes intégré au site web de la société.
- La revue presse : présente l’ensemble des retombées presse que votre entreprise a pu obtenir, principalement à destination des investisseurs et des collaborateurs.
- La plaquette commerciale : document court présentant rapidement votre entreprise, vos valeurs, vos produits et vos services. Elle a pour objectif de compléter la présentation commerciale de votre entreprise dans laquelle on retrouve la vision des dirigeants, votre raison d’être et vos valeurs pour rassurer les prospects.
La structuration du dossier de presse :
Notre équipe vous a sélectionné les informations indispensables pour la composition d’un dossier de presse :
- La page de couverture : permet de capter l’attention et d’attirer l’œil des journalistes, il est nécessaire de retrouver la charte graphique de votre entreprise sur votre page de garde.
Il est nécessaire d’avoir :
- Un titre accrocheur
- La mention du dossier de presse
- La date du dossier de presse
- Le logo
- Le nom de votre entreprise
- Le sommaire : il doit contenir les numéros de pages afin que les journalistes y accèdent rapidement et puissent parcourir rapidement le document pour avoir les informations qu’ils cherchent. Ce sommaire doit être propre et clair.
- La page de présentation : élément capital du dossier de presse, elle apporte les informations aux clients qui s’intéressent à votre entreprise, votre histoire, vos objectifs, vos valeurs…
- Le mot du fondateur : il permet d’humaniser votre discours, il est possible de l’accompagner d’une photo et d’un verbatim du fondateur ou du dirigeant de l’entreprise. Il permet de mettre en valeur son expertise et de personnifier la marque.
- Le corps du dossier : il revient sur l’histoire de votre entreprise, et de présenter les différents services.
Pour ce corps de texte, plusieurs éléments sont importants :
- Présenter votre entreprise : parler des valeurs, objectifs, missions et services qu’elle propose.
- L’historique de votre société : évoquer les dates clés et les temps forts de votre entreprise
- Les engagements : préciser les raisons pour lesquelles vous mettez en place les actions d’engagements, des retombées et leur importance sur votre marque. Par exemple, si vous êtes une entreprise RSE, une association, entreprise zéro déchets, parlez-en !
- Les chiffres clés : est la partie la plus importante du dossier de presse, elle montre aux journalistes l’évolution de votre entreprise, vous pouvez illustrer cette partie avec une infographie, des images pour la rendre plus vivante.
Les chiffres peuvent correspondre au :
- Nombre de salariés
- Le chiffre d’affaires
- Nombre de vente
- Montants levés
- Les clients : il est primordial d’insérer les logos de vos clients afin d’apporter des informations supplémentaires aux journalistes. Insérer des témoignages est aussi une bonne idée, les journalistes ont besoin de sentir que votre entreprise apporte une vraie plus-value.
- La page contact
Faites preuve de créativité, les journalistes reçoivent énormément de dossier de presse en une journée, vous pouvez donc joindre des éléments supplémentaires lors de l’envoi de votre dossier de pesse : vidéos, diaporamas, photos, images…
Le format du dossier de presse :
Il peut varier contrairement au communiqué de presse qui lui doit toujours avoir un format précis. Le dossier de presse, vous permet de vous différencier de vos concurrents, vous pouvez opter pour une forme originale, misez sur le support, travaillez à une belle introduction, créez de la surprise, utilisez du storytelling, faites participer votre public….
En revanche, il y a deux règles à respecter :
- Le format PDF
- La lisibilité
Comment réussir à rédiger un dossier de presse :
Les entreprises se questionnent souvent sur la manière dont un dossier de presse doit être rédigé afin de susciter la curiosité des journalistes. Réussir son dossier c’est créer de l’émotion et de l’intérêt pour les lecteurs, il faut réussir à plonger le lecteur dans l’univers de votre marque, raconter une histoire, le succès de l’entreprise, ses débuts… Il faut également apporter des éléments concrets en ajoutant des statistiques et des chiffres clés.
- Préparer le dossier de presse :
- Étudiez le marché grâce au SWOT qui permet d’analyser vos forces et vos faiblesses en interne, vos opportunités et menaces en externe, et grâce au PESTEL : qui regroupe 6 facteurs : Politique, Économique, Sociologique, Technologique, Environnemental et Légal.
- Trouvez un bon angle d’attaque, cherchez les médias visés et leur ligne éditoriale.
- Misez sur votre plus-value, posez-vous les bonnes questions, réfléchissez à la stratégie avec les messages que vous voulez mettre en avant
- Voyez le dossier de presse comme un support d’informations
- Rédiger le dossier de presse :
- Les phrases doivent être simples et courtes, allez droit au but pour vous faire comprendre facilement et rapidement
- Un seul objectif par paragraphe afin de donner envie de lire aux journalistes
- Concentrez-vous sur la rédaction
- Adoptez un style simple
- Des titres et sous-titres accrocheurs : permet de donner envie et de susciter l’intérêt des journalistes afin qu’ils continuent la lecture de votre dossier de presse.
- Cibler les médias visés : effectuez des listes de presse, elles comprennent les noms des journalistes et influenceurs et, pour chacun, leur média, leur mail, les différents numéros de téléphone… La presse est importante elle prend en compte les médiaux locaux et nationaux.
- La mise en page : vous pouvez faire la mise en page sous forme de présentation originale, elle doit rester claire et épurée, il ne faut pas la négliger, elle donnera envie aux journalistes d’ouvrir et de lire votre dossier. Rajoutez des images pour donner envie de le lire. Vous pouvez faire appel à un graphiste, il embellit les supports marketing des marques, les rend plus impressionnants et vous permet de vous distinguer de la concurrence.
- L’objet du mail : à ne pas négliger, ils sont les premiers mots que vos destinataires voient concernant votre message. Il est important que ces derniers soient immédiatement incités à ouvrir votre email. Pour ce faire, vos objets doivent être percutants, et susciter la curiosité de vos lecteurs.
- La date d’envoi du dossier de presse : il est primordial d’envoyer votre dossier de presse stratégiquement. Évitez d’envoyer votre dossier le lundi, il est préférable de programmer l’envoi le mardi, il est important de transmettre cet outil lorsqu’il n’y a pas d’événement important, afin d’être sûr qu’il soit lu par les journalistes.
- Les relances téléphoniques : il est préférable d’appeler les journalistes 10 à 15 jours après l’envoi du dossier, vous pouvez demander aux journalistes s’ils l’ont bien reçu, si l’objet du dossier les intéresse…
Quand, comment et à qui envoyer votre dossier de presse ?
Quand : il est préférable de l’envoyer :
- 2 à 3 semaines avant un événement
- Lors d’un lancement d’un nouveau produit de votre entreprise
- Levée de fonds
- Suite à une rencontre avec un média
Comment : essentiellement par mail. Envoyer votre dossier de presse par courrier peut également vous démarquer de la concurrence.
A qui : tous les médias qui peuvent potentiellement s’intéresser à votre secteur d’activité et qui correspondent à votre cible. Il est important de :
- Lister les journalistes qui peuvent s’intéresser à votre marque
- Utiliser les outils pour trouver une adresse mail à partir de son entreprise
- Faire appel à une agence de relations presse
- Lister les journalistes qui se chargent de la rubrique
Optimiser votre dossier de presse grâce aux informations suivantes :
- Mettre des citations du PDG
- FAQ : foire aux questions afin de faciliter le travail des journalistes
- Témoignages de clients satisfaits
Les conseils d’Impulse :
Il est important de :
- Ne pas négliger les titres et les sous titres : ils permettent de rendre les textes du dossier plus visibles et plus lisibles
- Éviter les phrases longues et trop compliquées : les phrases courtes sont indispensables, les journalistes reçoivent énormément de mails par jour, ils vont donc faire le tri. Si vos paragraphes sont trop longs, compliqués alors le journaliste le mettra directement à la poubelle.
- Ne pas employer un ton froid, neutre : il est important de montrer votre intérêt, le lecteur doit ressentir des émotions en lisant votre dossier de presse
- Ne pas adopter un discours trop vendeur : le discours trop commercial peut déplaire à certains journalistes et ne jouera pas en votre faveur, restez factuel avec des cas concrets.
Vous connaissez maintenant l’importance du dossier de presse et de son utilité au sein de votre entreprise, vous avez toutes les étapes clés en main pour la bonne rédaction de ce dossier ainsi que nos conseils pour maximiser les chances qu’il soit lu par les journalistes.
Si vous souhaitez être accompagné dans la mise en place de cet outil, n’hésitez pas à faire appel à nos services. Grâce à votre agence Impulse Communication, vos choix sont respectés. Experts dans notre domaine, nous serons ravis de vous soutenir dans ce projet ambitieux mais incontestablement utile pour votre notoriété et votre entreprise !
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