Comment communiquer sur un événement ?

• La communication AVANT votre événement

La communication la plus importante et la plus longue est celle en amont de votre événement. En effet, il est nécessaire de bien sélectionner vos outils et de rendre vos choix aussi pertinents qu’efficaces.

Avant toute chose, il est primordial de créer une réelle identité visuelle ainsi qu’une charte graphique pour votre événement. Vous pourrez donc par la suite adapter vos supports et accorder le message de chaque média pour une meilleure cohérence. Parmi les éléments à ne pas négliger, nous pouvons citer un logo spécialement pour l’occasion, des couleurs ainsi que des typographies. Cette identité permettra à votre public de vous identifier rapidement et vous pourrez ainsi vous démarquer de la concurrence, un aspect non négligeable !

Par la suite, il est nécessaire de définir une stratégie adaptée en distinguant les cibles, les objectifs principaux, le message à transmettre, le ton utilisé ainsi que les moyens de communication sélectionnés. Il est également important de réfléchir au meilleur moment pour communiquer. Selon la taille de l’événement, la communication peut être réalisée jusqu’à 6 mois en amont. Il ne faut pas manquer de prendre en compte les différents délais d’impression, d’écriture mais aussi de création des graphismes.

Afin de pouvoir gérer votre organisation, il est intéressant d’être accompagné par plusieurs outils mis à disposition tels qu’un planning éditorial, une liste des missions ou encore la répartition des tâches au sein de l’équipe projet… 

Désormais, voici les différentes actions que nous vous recommandons de réaliser en amont de votre manifestation, en complément des autres moyens de communication potentiellement sélectionnés : 

• Être présent sur les réseaux sociaux qui semblent pertinents tout en conservant une ligne éditoriale et une certaine cohérence (possibilité de sponsoriser certaines publications pour une meilleure visibilité et portée)
• Créer un événement sur Facebook en publiant régulièrement du contenu, ce qui permet d’inclure vos internautes au projet (teasing de l’événement, coulisses de la préparation, citations inspirantes, devinettes, portraits des intervenants, jeux concours, diffusion du programme…)
• Organiser des jeux concours avec des billets offerts pour votre événement sur les différents réseaux sociaux, afin d’améliorer votre notoriété
• Mettre en place un hashtag unique, simple, court et viral sur les réseaux sociaux afin d’informer votre public en amont de l’organisation de cet événement (teasing pour maintenir l’audience active et leur donner envie, présentation de l’avancée du projet, coulisses…)
• Intégrer une affiche ou un visuel de votre événement à votre mail d’invitation, afin de susciter l’intérêt de vos lecteurs
• S’inscrire sur des sites à thématiques pour les événements (bien-être, environnement, manifestations culinaires…)
• Créer une page dédiée à votre événement sur votre site web ou bien une fenêtre pop-up pour les visiteurs du site
• Inciter vos collaborateurs à diffuser l’information concernant l’événement (réseaux sociaux, bouche à oreille…) 

Il y a ensuite 3 grandes phases et étapes de la communication en amont de votre événement : le teasing, la révélation ainsi que la relance.

• 2 mois avant le Jour J : annonce du « Save The Date » qui permet d’attirer l’attention du public, susciter la curiosité et réserver la date dans son agenda
• 1 mois avant le Jour J : invitation (clients, prospects, journalistes, influenceurs, partenaires, fournisseurs, collaborateurs) avec la diffusion du programme afin de donner envie et d’annoncer quels seront les intervenants et les participants
• Quelques semaines avant l’événement : relances régulières des contacts
• 15 jours avant l’événement : diffusion du communiqué de presse avec les éléments essentiels et les temps forts de l’événement + partage du dossier de presse pour les manifestations de plus grande ampleur
• 1 semaine avant l’événement : rappel pour les invités ayant confirmé avec les informations nécessaires (adresse, contact, date, horaires…)

Enfin, il est également primordial de préparer en amont le contenu de la communication qui sera effectuée le Jour J de l’événement, afin de gagner du temps et de limiter toute pression supplémentaire. 

• La communication PENDANT votre événement

La seconde étape correspond à la promotion le Jour J. Ici, l’objectif est d’obtenir le plus de visibilité possible. L’événementiel étant un excellent moyen de faire connaître son entreprise ou ses produits, il est toutefois primordial de réfléchir à la promotion qui l’accompagne le Jour J, grâce à divers contenus. 

Afin d’apporter une dimension humaine à votre manifestation et de favoriser l’aspect social, nous vous recommandons fortement d’accueillir vos convives dès leur arrivée. Vous pouvez également accompagner les journalistes et les influenceurs puis leur faire découvrir les lieux. N’oubliez pas de leur fournir la liste des speakers afin qu’ils puissent réaliser de potentielles interviews : une valeur ajoutée pour votre événement !

Pour les autres invités, nous vous conseillons de prévoir des hôtesses d’accueil avec une remise de goodies (lunettes de soleil, tote bags, bloc-notes, stylos, chapeaux, gourdes d’eau…). Ces produits dérivés à l’effigie de la marque ou de l’événement participent grandement à la mise en lumière de votre manifestation. Une feuille d’émargement peut également être disposée afin d’analyser la présence des convives et de récolter les adresses mails de vos participants. Cette mailing list peut aussi être constituée grâce au formulaire d’inscription au sein duquel les convives pourront transmettre leurs coordonnées. Par la suite, vous pourrez donc utiliser ces adresses mails afin de communiquer autour de prochains événements. 

Le Jour J, il est important de communiquer activement afin de pouvoir relayer les informations en direct, partager les temps forts, inciter les participants à interagir et à susciter de l’engagement mais aussi pour le rendre accessible aux invités qui n’ont pas pu se rendre sur place. Afin de pouvoir y contribuer, vous pouvez réaliser une diffusion en live vidéo de l’événement.

Tout au long de l’événement, plusieurs actions de communication peuvent donc être mises en place telles que des stories sur les réseaux sociaux, des sondages ou encore des quizz. Celles-ci sont idéales afin d’échanger en direct avec les internautes. L’utilisation de l’hashtag est également primordiale, avec la diffusion d’images et vidéos des participants. Il vous permettra de suivre en temps réel les discussions au sujet de votre manifestation et d’analyser ainsi sa portée sur les réseaux sociaux. 

Enfin, nous vous suggérons d’installer un social wall, dont l’objectif est d’afficher les tweets en direct sur un écran géant. Cette animation permet ainsi d’inciter les convives à partager du contenu à leur tour. 

• La communication APRÈS votre événement

Cette dernière étape est très importante, afin de clôturer votre événement et de mettre en lumière son succès. Vous pouvez également informer vos cibles et votre communauté d’une nouvelle prochaine édition.

Tout d’abord, nous vous conseillons de remercier l’ensemble de vos invités par mail et sur les réseaux sociaux, afin de maintenir le contact et de connaître leur ressenti. Vous pouvez donc naturellement y joindre un questionnaire de satisfaction. 

Nous vous recommandons fortement de prendre contact avec les journalistes absents afin de leur proposer un débrief sur l’événement s’ils souhaitent écrire un éventuel article de presse à son sujet. 

Les réseaux sociaux sont un outil idéal pour une communication post-événement puisque vous pourrez y partager les photos et vidéos de l’événement, ainsi que divers témoignages de participants. N’oubliez pas de mettre en avant les moments forts de cette manifestation et d’utiliser l’hashtag afin de mesurer la satisfaction des participants et analyser les retombées.

Il est envisageable de publier une infographie des chiffres clés sur les réseaux sociaux, par mail ou encore sur votre site Internet. Un communiqué de presse bilan de l’événement est également le bienvenu, comprenant les éléments clés de l’événement ainsi que quelques retours des participants. 

Nous vous conseillons également de réaliser puis de partager une vidéo rétrospective de la manifestation afin de la promouvoir après le Jour J. 

Afin d’accroître et fidéliser votre communauté, notre équipe vous suggère de prendre contact avec les internautes ayant interagi au sujet de votre événement puis de leur proposer de rejoindre des groupes LinkedIn ou Facebook sur la thématique. Cela permet ainsi de conserver le lien et d’optimiser les échanges. 

Enfin, à l’issue de votre événement, il est primordial de réaliser une analyse complète et globale en listant les participants, les points positifs, les axes d’amélioration, les objectifs réussis ou non, les messages ayant fonctionné et ceux qui n’étaient pas nécessaires. L’objectif est de déterminer si la stratégie de communication marketing et événementielle utilisée était la plus pertinente.

Vous connaissez désormais tous nos secrets pour une promotion optimale de votre événement. L’association de ces différents contenus, expliqués dans notre article de blog, se révèlent tous être importants. Les messages doivent être pertinents et bien définis. Nos équipes des agences Impulse Communication vous accompagnent dans les étapes de cette stratégie événementielle, afin de rendre votre manifestation davantage visible et populaire auprès du grand public.

L’équipe Impulse Communication