Comment organiser une conférence de presse ?

Vous avez déjà certainement entendu parler des conférences de presse ou peut-être même assister à l’une d’entre elles… Mais qu’est-ce qu’une conférence de presse ? Quelle est son utilité et le budget nécessaire ? En quoi sont-elles bénéfiques pour les entreprises ou bien même pour une association ?

Aujourd’hui, l’équipe Impulse Communication vous explique tout sur la conférence de presse, ses objectifs, son organisation en amont et ses avantages.  

Conférence de presse

Conférence de presse : définition et mode d’emploi

 

Une conférence de presse est un événement qui regroupe plusieurs parties prenantes et dont l’objectif est d’attirer l’attention des médias et du grand public sur un sujet en particulier. Il s’agit d’un outil RP très utile, efficace et bénéfique pour une entité.

Durant l’événement, une entreprise, une personnalité publique, une association ou une organisation échange avec les représentants des médias autour d’une actualité. La conférence de presse permet ainsi aux journalistes de pouvoir questionner les personnes impliquées. Elle est idéale pour transmettre une information importante rapidement à un certain nombre de journalistes tout en incluant le grand public.

Plus la manifestation plaît, plus les retombées seront nombreuses. En effet, l’événement est ensuite relayé par les différents médias (presse écrite, presse digitale, télévision, radio…) si celui-ci est apprécié.

 

Les acteurs de la conférence de presse sont donc multiples :

 

Depuis la crise sanitaire de la Covid-19, les conférences de presse en ligne se sont également développées. Elles permettent un gain de temps, d’argent et assurent la présence des invités qui ne peuvent se déplacer. Cependant, elles nécessitent le respect de contraintes digitales et empêchent la prise de photographies durant l’événement en ligne. Afin d’optimiser sa conférence, il est envisageable de réaliser les deux options le même jour, sur les mêmes horaires. 

 

Pourquoi organiser une conférence de presse ?

  • Présenter un nouveau produit ou service et informer de son lancement
  • Annoncer un événement à venir
  • Évoquer l’ouverture d’un point de vente
  • Développer la visibilité et la crédibilité d’une entité
  • Faire face à une crise au sein d’une entreprise
  • Présenter ses excuses publiques
  • Permettre aux journalistes de rencontrer une personnalité difficilement accessible et peu disponible
  • Faire suite à un événement
  • Évoquer une information importante
  • Présenter un lieu stratégique en avant-première
  • Agir lors d’un état d’urgence
  • Faire la promotion d’un produit ou service
  • Contrôler la transmission d’une information
  • Établir une relation directe et de confiance avec les journalistes
  • Prôner ses idées dans le cadre d’une campagne politique
  • Communiquer avec le public et les journalistes
  • Clarifier et préciser des informations qui circulent 
  • Annoncer une nouvelle campagne de publicité
  • Développer son réseau et ses relations

Étapes conférence de presse

Quelles sont les étapes pour l’organisation d’une conférence de presse ?

 

Une conférence de presse réussie nécessite une organisation minutieuse et précise. La préparation et la mise en place de cet outil de communication doit donc respecter différentes étapes pour assurer une présentation idéale de ses sujets :

 

  1. Établir les objectifs et l’intérêt de la conférence de presse
  2. Sélectionner un lieu pour accueillir la manifestation (parking à proximité, secteur géographique des journalistes, absence de bruits de fond dans la salle, décoration soignée, propreté, aménagement en adéquation avec l’événement, mobilier fonctionnel, luminosité agréable, signalétique, matériel technique…)
  3. Déterminer la date et les horaires 
  4. Réaliser un listing des invités 
  5. Entreprendre la rédaction d’un communiqué de presse bien construit, clair et précis pour annoncer la nouvelle
  6. Réfléchir au format de l’événement et aux intervenants
  7. Déterminer le déroulement et les temps de parole
  8. Préparer la salle de conférence : équipements, installations électriques, sonorisation, lumière, pupitre, micro, chaises, espace pour les caméras… 
  9. Assurer la logistique et la technique de l’événement
  10. Créer le dossier de presse à distribuer aux journalistes dès leur arrivée sur les lieux, comprenant l’ensemble des informations importantes de la conférence de presse afin d’être davantage concentrés et à l’écoute durant les prises de parole
  11. Envoyer les invitations presse aux journalistes ciblés ainsi qu’aux autres convives en présentant les avantages et l’intérêt de cette conférence de presse 
  12. Effectuer des relances mails et téléphoniques afin de susciter l’intérêt et fournir les derniers détails de la manifestation 
  13. Anticiper les questions potentielles du journaliste le Jour J
  14. Attribuer les missions aux conférenciers, relire leurs allocutions en amont pour limiter les doublons et les erreurs puis effectuer des répétitions
  15. Mettre en place un espace d’accueil pour les convives avec des hôtesses souriantes et chaleureuses (collation, bouteille d’eau, bloc-notes, vestiaire, feuille de présence, cadeaux presse)
  16. Débuter la conférence de presse par un discours, une allocation du porte-parole ou de la personne concernée
  17. Réaliser la session d’interviews questions réponses
  18. Remercier l’ensemble des acteurs (intervenants, journalistes, public)
  19. Établir le bilan général en interne en relevant les points forts et les points faibles
  20. Réaliser un compte-rendu précis et détaillé de la conférence de presse (liste des invités présents, principales questions évoquées, interviews réalisées…)
  21. Envoyer le dossier de presse aux absents
  22. Effectuer un suivi après la conférence de presse afin de répondre aux questions complémentaires des journalistes
  23. Transmettre un communiqué de presse récapitulatif de l’événement à tous les journalistes conviés à la conférence de presse
  24. Analyser les retombées presse

 

Quels sont les avantages d’une conférence de presse ?

 

Les bénéfices de ces événements sont nombreux, bien qu’ils nécessitent une préparation complète et pertinente, afin d’attirer l’attention de tous. 

En effet, une conférence de presse permet un échange en face à face avec les journalistes, ce qui assure un climat de confiance et renforce aussi bien la notoriété que la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de ses relations (médias et grand public). 

L’organisation d’un tel événement est idéal pour répondre aux différentes questions, aborder une actualité, exprimer clairement son positionnement, apporter des précisions sur un sujet particulier et fournir une interview globale. Cela permet ainsi de ne pas aborder les mêmes actualités plusieurs fois à différents moments. 

Enfin, la conférence de presse est bien moins coûteuse qu’une campagne de communication de grande envergure. Pourtant, cette dernière est parfois moins bénéfique pour une entreprise qui cherche à accroître sa visibilité, obtenir des retombées presse et attirer de nouveaux prospects. 

Avantages conférence de presse

Nos meilleurs conseils pour une conférence de presse réussie

 

Afin de vous garantir une conférence de presse à la hauteur de vos attentes, notre agence RP vous accompagne tout au long du projet. Grâce à notre expertise, nous veillons au moindre détail et nous assurons que l’événement soit une réussite.

Pour cela, voici quelques conseils que nous appliquons et que nous avons choisi de partager en toute transparence avec vous : 

  • Être ponctuel afin de ne perdre aucun journaliste dont le programme est bien chargé et ayant un rendez-vous à l’issue de la conférence de presse
  • Sélectionner des intervenants pertinents et intéressants pour l’événement
  • Organiser la conférence de presse au sein de ses propres locaux afin d’être le plus imprégné possible ou dans un lieu prestigieux et symbolique
  • Prévoir un créneau de 45 min à 1 heure maximum pour l’événement global 
  • Définir un sujet légitime pour la conférence de presse, qui ne pourrait être abordé dans un simple communiqué de presse en raison de son importance, le temps nécessaire à son explication ou encore le besoin de réponses précises
  • Réaliser plusieurs visites du lieu en amont pour s’assurer de la faisabilité
  • Programmer la conférence de presse le mardi, le mercredi ou le jeudi dans la matinée ou en début d’après-midi si ce n’est pas réalisable (vérifier les périodes de vacances scolaires et les autres événements dans la région)
  • Privilégier 3 conférenciers et 30 minutes maximum d’allocutions pour ne pas ennuyer le public et les journalistes 
  • Dresser une liste des participants selon la typologie des médias, le nombre de journalistes souhaités et les autres participants potentiels
  • Envoyer les invitations environ 3 semaines avant l’événement afin que les personnes conviées prennent connaissance de la conférence de presse, puissent réserver leur date et s’imprégner du sujet
  • Relancer les invités 1 semaine avant en produisant une dernière invitation avec le programme de l’événement ainsi que les intervenants mais garder le suspens pour s’assurer que le journaliste se déplacera
  • Prendre contact la veille de l’événement avec les journalistes qui seront présents afin de pouvoir transmettre les informations principales (lieu exact, adresse, horaires, contact sur place…)

Conférence de presse public

Vous savez désormais comment organiser une conférence de presse et connaissez tous ses secrets, de l’invitation à la coordination générale, en passant par la rédaction d’outils presse. L’association des différents éléments n’est donc pas si simple à gérer.

Si vous souhaitez être accompagné dans la mise en place de cet événement, n’hésitez pas à faire appel à nos services. Nous veillerons ensemble à définir un budget cohérent selon vos moyens, un objectif bien précis pour cette présentation et le message à transmettre. Grâce à votre agence Impulse Communication, vos choix sont respectés. Experts dans notre domaine, nous serons ravis de vous soutenir dans ce projet ambitieux mais incontestablement utile pour votre notoriété et votre entreprise !

 

L’équipe Impulse Communication

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