Les événements presse sont des moments clés pour toute entreprise ou start-up souhaitant diffuser une information auprès de plusieurs médias simultanément et toucher le grand public. Qu’il s’agisse du lancement d’un produit, d’une innovation ou encore d’une annonce majeure, ces rendez-vous sont des leviers essentiels pour accroître la visibilité médiatique. Cependant, la réussite d’un événement presse ne se limite pas à l’invitation des journalistes, elle repose sur la capacité à mobiliser les médias de manière efficace et stratégique. De la planification minutieuse, au suivi post-événement en passant par l’organisation le jour J, dans cet article, l’équipe Impulse Communication France vous partage ses meilleurs conseils pour garantir le succès de vos rencontres avec la presse.
La préparation en amont
Avant d’organiser votre conférence de presse, il est essentiel de délimiter avec précision les sujets que vous souhaitez présenter. Cette étape permet de cibler efficacement les médias et les journalistes pertinents sur un thème spécifique et de rendre l’événement plus pertinent et attractif. Aussi, veillez à définir clairement vos objectifs : Quels messages souhaitez-vous transmettre ? Quels type de médias souhaitez-vous viser ? Ces éléments seront la base de votre stratégie de communication.
– Le choix du lieu et de la date :
Le choix du lieu, de la date et de l’heure relève d’une importance capitale afin de maximiser la participation et l’impact de votre conférence de presse. Optez pour un lieu qui correspond l’image de votre entreprise et à la nature l’événement que vous organisez. Assurez-vous que l’endroit soit accessible et pratique et qu’il dispose d’équipements nécessaires pour accueillir les journalistes dans de bonnes conditions. Concernant la date, une sélection minutieuse est essentielle pour éviter les conflits d’agenda avec d’autres événements majeurs et pour garantir la disponibilité des journalistes souvent soumis à des contraintes de calendrier chargé.
– Le Plan de communication :
Afin que le plan de communication de votre événement presse soit complet, il est nécessaire d’intégrer les outils RP visant à attirer l’attention des médias :
- Les communiqués de presse :
Rédigez des communiqués de presse clairs, concis et percutants. Mettez en avant les informations essentielles concernant votre événement, en adoptant un ton engageant et informatif. Un communiqué de presse bien structuré encourage les journalistes à couvrir votre événement.
- Le dossier de presse complet :
Créez ou actualisez votre dossier de presse. Ce document doit être complet pour le jour J. et doit contenir des informations détaillées sur votre entreprise, la présentation des fondateurs, ainsi que des éléments visuels (photos, chiffres clés…). Le dossier de presse doit être facilement consultable, et fournir un contenu approfondi pour les journalistes cherchant des informations détaillées.
- L’invitation presse :
Concevez des invitations personnalisées et attrayantes pour les journalistes, en mettant en avant les points forts de votre événement. Une invitation presse bien présentée, contenant toutes les informations sur le lieu, la date, les intervenants et les objectifs de l’événement, suscitera un fort intérêt et incitera les médias à y participer.
– La liste de presse :
Qui sont les journalistes, les blogueurs et les influenceurs qui s’intéressent à votre domaine d’activité ou à votre actualité ? En identifiant vos invités, vous pouvez personnaliser votre approche et maximiser vos chances d’attirer leur attention.
Sélectionnez les médias qui correspondent à votre public cible, et en adéquation avec la thématique de votre événement. Pour ce faire, visez spécifiquement les journalistes spécialisés dans votre secteur d’activité pour constituer une liste de contacts qualifiée. TVs, web, presse écrite, radios… Assurez-vous que votre conférence résonne avec les intérêts éditoriaux des différents médias.
Les agences de relations presse disposent d’une expertise solide, d’un réseau étendu, et leur connaissance approfondie du paysage médiatique leur permet d’identifier avec précision les contacts les plus appropriés pour votre événement. Confier cette tâche à votre chargée de projets RP permet d’optimiser la visibilité de vos invitations presse/contenus RP garantissant une couverture médiatique qualitative et significative.
Une fois ces étapes réalisées et que votre organisation en amont est bien ficelée, vous pouvez diffuser vos invitations presse. Nous vous recommandons de contacter les médias plusieurs semaines avant le début de l’événement afin de pouvoir anticiper leur présence. Aussi, il est important de relancer les journalistes qui n’auront pas confirmé leur présence. Il est nécessaire d’échanger activement avec eux en leur fournissant des informations pertinentes, en répondant à leurs questions et en leur offrant des opportunités d’interactions enrichissantes lors de l’événement.
Proposer des exclusivités et des avant-premières ! Proposez des interviews exclusives avec les portes- paroles, des avant-premières de produits ou des annonces/informations en avant-première sur l’événement car les médias sont toujours à la recherche de contenus exclusifs qui les distinguent de la concurrence.
Le jour J
Pour assurer le succès de votre événement le jour J, la préparation minutieuse du lieu de l’événement est essentielle. Des points de presse bien organisés, une logistique impeccable, et une présentation visuelle attrayante sont indispensables pour marquer les esprits des journalistes présents et de garantir une expérience mémorable sans accroc.
Clarifié les rôles : les attaché(e)s de presse accueillent, accompagnent et gèrent les interactions avec les journalistes, tandis que le porte-parole de l’entreprise doit communiquer le message de manière cohérente et convaincante. Une préparation du discours avec votre attaché(e) de presse peut renforcer votre assurance.
Une coordination efficace entre les attaché(e)s de presse et le porte-parole de l’entreprise est importante pour une communication professionnelle et fluide. Mettez à disposition des intervenants qui maîtrisent les sujets pour répondre aux questions des journalistes.
Prévoyez des démonstrations interactives, des sessions d’interviews planifiées, des moments d’échanges informels ou des sessions de questions-réponses afin d’enrichir les reportages médiatiques.
Lors de ces rencontres, veillez à ce que le kit médias complet soit disponible y compris sur la salle de presse virtuelle (sur votre site internet) regroupant tous les éléments nécessaires, tels que le dossier de presse, les communiqués de presse, les vidéos et les photos haute résolution.
Pendant l’événement, maintenez le contrôle, répondez de manière claire et professionnelle aux questions des journalistes, et assurez-vous que le message clé est transmis efficacement.
Enfin, prévoyez une attention spéciale pour les journalistes présents en offrant un cadeau de remerciement en lien avec vos annonces. Joignez également les contenus presse pour faciliter l’accès aux informations.
Le suivi post-événement presse
Après l’événement, maintenez le momentum en partageant les temps forts, les retombées médiatiques et les témoignages sur vos différents canaux de communication. Remerciez les médias et les partenaires pour leur participation et continuez à cultiver ces échanges en partageant du contenu pertinent.
Le suivi avec les médias ne se limite pas à la période précédant l’événement. Après celui-ci, surveillez attentivement les retombées médiatiques, remerciez les journalistes pour leur couverture et diffusez le contenu généré pendant l’événement. Maintenez des échanges réguliers avec eux, transmettez des actualités pertinentes et restez à l’écoute de leurs besoins. Entretenir une relation pérenne renforcera votre visibilité future et augmentera les chances de couverture pour vos prochains événements.
L’analyse des retours, qu’ils soient positifs ou négatifs, est nécessaire pour améliorer la qualité de vos prochains rendez-vous RP. Prenez en compte les commentaires des médias, des participants et des intervenants pour identifier les points forts et les axes d’amélioration. Ces retours vous aideront à ajuster votre stratégie et de garantir une organisation optimale de vos futurs événements.
Enfin, mesurez l’impact médiatique post-événement. Analysez attentivement les retombées obtenues, incluant la portée, l’engagement et l’influence des articles, reportages et publications sur les réseaux sociaux. Cette évaluation quantitative vous permettra de mieux évaluer le succès de votre événement et d’identifier les points à reproduire ou à améliorer pour vos prochaines initiatives.
Conclusion
L’événement doit captiver et laisser une impression durable.
Pour réussir un événement de presse, une organisation minutieuse, la création de contenus de qualité, des relations étroites avec les médias et une exécution efficace sont essentielles. Mobiliser les médias pour un événement de presse réussi exige une approche stratégique et proactive. En suivant toutes ces étapes vous renforcerez considérablement les chances de susciter une couverture médiatique positive et d’atteindre vos objectifs de communication. Vous connaissez désormais les clés du succès de vos événements presse !
Nous disposons de plusieurs agences en France afin de pouvoir être au plus près de vous et vous apporter nos connaissances.
Grâce à notre équipe de professionnels spécialisés dans les RP, nous mettons notre expertise à votre service pour vous accompagner dans la réalisation de vos événements presse.
L’équipe Impulse Communication