Les Relations Presse sont un outil essentiel dans une stratégie de communication. Elles permettent ainsi de faire connaître ses produits, ses services, ses actions, ses initiatives, sa marque mais aussi l’entreprise dans sa globalité.
Aujourd’hui, 51 millions de français sont lecteurs de la presse au moins une fois par mois, ce qui représente 97 % de la population nationale.
C’est pourquoi il est donc primordial de bien construire son plan RP, afin de pouvoir créer une relation de confiance avec les journalistes, assurer la gestion des crises mais aussi et surtout développer rapidement la notoriété de son entreprise.
Grâce à cet article, l’équipe de l’agence Impulse Communication vous livre tous ses conseils pour une stratégie de relations presse qui fonctionne auprès des médias mais surtout auprès de votre cible ! La construction d’un plan de relations presse aussi pertinent qu’efficace est nécessaire, tout en soignant votre contenu… Ainsi, vos objectifs pourront se transformer en véritables actions !
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ÉTAPE 1 – État des lieux
Tout d’abord, il est essentiel de pouvoir analyser les stratégies de communication et marketing réalisées précédemment au sein de l’entreprise ainsi que les outils déjà utilisés. Le contenu doit être évalué afin de pouvoir comprendre les points d’amélioration et les éléments qui semblent intéressants à conserver.
Aussi, il semble nécessaire de réaliser une veille perpétuelle sur les tendances du marché et du secteur, la concurrence, les clients et les prospects, l’influence et les personnalités dans le domaine mais aussi les contenus sur notre entreprise, au travers d’articles ou autres mentions.
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ÉTAPE 2 – Plan presse
La seconde étape consiste à établir le plan presse. Il est à définir en amont impérativement, pour que la campagne puisse être réussie.
Il se construit sur la base de plusieurs critères : les objectifs de l’entreprise, ses besoins, ses cibles, les contenus de ses actions, son budget, ses messages ou encore le type de médias qu’elle souhaite sélectionner…
Grâce à l’accompagnement et les conseils de l’agence RP, le dirigeant de l’entreprise choisit également la durée de sa campagne. Il peut sélectionner du long terme, avec différentes actions de communication tout au long de l’année ou bien opter pour le court terme. Il procèdera ainsi à différentes parutions ponctuelles, pour l’annonce d’un événement ou bien le lancement d’un produit par exemple.
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ÉTAPE 3 – Fichier presse
L’une des étapes les plus importantes du plan de relations presse correspond à la création d’un fichier presse pertinent et utile pour le quotidien de l’agence RP, chargée de la communication d’une entreprise.
Le fichier presse regroupe en effet la liste des journalistes et des médias qui pourraient être potentiellement intéressés par les messages que vous souhaitez transmettre à votre public cible et qui sont aussi leurs lecteurs.
Il est préférable de se concentrer uniquement sur les médias et les journalistes qui sont utiles pour notre visibilité et le développement de notre notoriété en les sélectionnant selon plusieurs critères : le secteur géographique, le profil de leurs lecteurs, la périodicité, le secteur d’activité ou encore les jours de bouclage.
Il semble impératif de se renseigner en amont sur le journaliste que vous souhaitez cibler, en analysant son profil, ses réalisations, sa ligne éditoriale ou encore le type de format qu’il utilise régulièrement. Le premier contact doit également être personnalisé, afin d’assurer une relation de confiance.
Il ne s’agit pas d’un simple envoi en masse mais il est nécessaire de prioriser et de privilégier la qualité à la quantité. De plus, si vous partagez vos communiqués de presse à un certain nombre de journalistes, sans même prendre le temps d’analyser leur secteur de prédilection, vous prenez le risque d’être blacklisté par l’un d’entre eux.
Parfois, il est aussi plus intéressant de cibler un média local plutôt que national et à forte renommée. Ce choix dépendra également du budget consacré par les entreprises et les agences de relations presse.
Même si le journaliste n’est pas intéressé par votre proposition, vous aurez déjà créé un premier échange, ce qui permettra d’aboutir sur une relation solide. Créer du lien est primordial, avec des rencontres physiques mais aussi des échanges réguliers par mail et par téléphone avec eux.
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ÉTAPE 4 – Choix des outils
De nombreux outils presse sont à disposition dans le cadre d’une campagne. Il semble nécessaire de combiner plusieurs d’entre eux afin de pouvoir garantir une portée optimale et une meilleure visibilité pour votre entreprise.
- Le dossier de presse : il a pour objectif de présenter une entreprise ou un événement en indiquant l’origine du projet ou de la marque, l’équipe, le concept, les chiffres clés, le secteur géographique, les valeurs et les références. Il se compose d’une dizaine de pages et intègre un sommaire.
- Le communiqué de presse : il vise à informer le journaliste d’une nouveauté ou d’une actualité concernant l’entreprise. Il doit être clair et concis afin que le média puisse directement comprendre le sujet. Il doit reprendre le cahier des charges et mettre en évidence le QQOQCCP de l’événement ou de l’actualité. En bas de page, le contact presse est indiqué afin que les journalistes puissent demander une interview, un reportage ou questionner davantage l’entreprise.
- L’invitation presse : elle permet de convier des journalistes à divers événements presse. Elle a pour objectif d’indiquer clairement les informations essentielles telles que la date, les horaires, le lieu, le déroulement, la nature de l’événement, l’objectif ou encore les personnalités présentes.
- L’événement presse : il est utile pour présenter une nouveauté ou répondre aux interrogations des journalistes en présentiel. Il en existe de tous les types : voyage presse, conférence de presse, déjeuner presse… Toutefois, les journalistes ne sont pas toujours disponibles pour ces événements. Prévoir une proposition complète et pertinente permettra donc de les attirer davantage. A leur arrivée, il sera nécessaire de leur fournir un communiqué de presse qui détaille et récapitule l’objet de leur présence ainsi que la présentation des chiffres et messages clés nécessaires à la rédaction de leur article. Ce communiqué de presse pourra également être partagé aux journalistes absents qui n’ont pas pu se déplacer.
- Les réseaux sociaux : ils permettent de prendre contact avec des journalistes rapidement. Le digital et plus précisément Internet étant très développé, il est désormais pleinement intégré dans une stratégie de relations presse et y occupe une place importante. Les réseaux sociaux permettent de diffuser les retombées médiatiques obtenues en mentionnant les journalistes, notamment sur Twitter, et donc d’améliorer aussi bien la visibilité que la crédibilité de l’entreprise en question. Ils permettent également de partager chaque information de la campagne.
Chaque outil doit être bien construit afin de pouvoir attirer l’œil des journalistes, très sollicités et manquant parfois de temps.
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ÉTAPE 5 – Relances régulières
Suite à l’envoi des outils presse, il est nécessaire d’assurer une phase de relances régulières par téléphone et par mail afin de vérifier que les médias ont bien réceptionné les informations. C’est aussi l’occasion de leur proposer un rendez-vous physique ou bien de les questionner sur une réponse potentiellement positive à l’invitation envoyée.
Aussi, le milieu de l’influence est concerné par cette étape.
- ÉTAPE 6 – Outils de veille
Enfin, l’équipe Impulse Communication vous accompagne également dans l’évaluation et l’analyse des retombées médiatiques par le biais de différents indicateurs : nombre de retombées dans les médias, taille des articles, audience, trafic sur le site web depuis la campagne, comparaison entre le nombre de journalistes contactés et les articles publiés, taux d’ouverture et de clic des mails, engagement sur les contenus des réseaux sociaux qui évoquent vos relations presse…
La création d’un press book reprenant l’ensemble de ces retombées semble être pertinente. C’est ainsi que vous pourrez par la suite réfléchir à un nouveau plan presse, grâce aux points positifs et aux pistes d’amélioration constatés dans le dossier.
Pour conclure, nous pouvons donc préciser qu’il est important de bâtir un plan RP efficace et une stratégie afin d’obtenir des articles, des interviews ou encore des reportages au sein des médias qui correspondent à notre public cible.
Les avantages des relations presse sont nombreux : meilleure visibilité, crédibilité, image positive, sentiment d’appartenance et de fierté des collaborateurs en interne, notoriété, nouveaux clients et prospects…
Nos objectifs : mettre en lumière votre message sur le web mais aussi via la presse, tout en touchant des influenceurs. Nous souhaitons développer la notoriété des entreprises avec lesquelles nous collaborons sur Internet et sur les autres canaux. Le choix du média est important à nos yeux, c’est pourquoi nous avons à cœur de pouvoir vous orienter convenablement grâce à notre expérience dans le domaine.
Nous veillons à ce que notre service soit bénéfique pour que les entreprises puissent toucher leur public cible et diffuser leur message. Choisir le média le plus adapté est notre mission de tous les jours. Nous assurons une gestion complète, de l’analyse marketing, à la mise en place d’une stratégie efficace, tout en passant par la rédaction d’un dossier de presse clair et concis. Nous sélectionnons le message principal ensemble et plaçons cette information au cœur de nos outils presse.
Nous pouvons également collaborer avec des influenceurs et leurs agences, qui sont une véritable valeur ajoutée aux stratégies de communication des entreprises. Le monde de l’influence fait partie intégrante de notre quotidien.
L’équipe Impulse Communication vous accompagne dans l’élaboration de votre plan presse ainsi que de votre stratégie, afin que ces derniers soient efficaces et réussis ! Nos agences sont spécialisées dans ces domaines et seront ravis de prendre part à tous vos projets de communication et marketing.
Nous sommes à votre service pour vous fournir l’information souhaitée !
L’équipe Impulse Communication